L’ufficio virtuale è una realtà sempre più percorsa e valorizzata. La crisi energetica legata alla guerra in Ucraina e al post-Covid ha incentivato lo svolgimento del lavoro in smart working per diverse categorie di occupati. Lo smart working fa infatti risparmiare in termini energetici (soprattutto le grandi aziende) e in più è comodo: può essere svolto in qualsiasi luogo del mondo purché si sia dotati di una connessione Internet, e permette degli orari flessibili.
Per chi possiede una piccola azienda o per i liberi professionisti è quindi l’ideale: viviamo in una quotidianità in cui il lavoro la fa da padrone e avere il controllo sui propri orari, il proprio impegno e soprattutto dove svolgere la propria attività diventa fondamentale per la serenità. È qui che entra in gioco l’ufficio virtuale.
Cos’è un ufficio virtuale?
Non fatevi ingannare dall’aggettivo: l’ufficio virtuale è di fatto un luogo fisico, non un’astrazione legata a uno spazio all’interno di un cloud. In pratica l’ufficio virtuale è un servizio offerto da un’azienda per altre aziende o privati che lavorano fondamentalmente in smart working.
Dato però che esistono ancora persone che telefonano a numeri fissi e che la posta cartacea viene ancora utilizzata (anche per le fatture o altra documentazione importante), occorre un luogo in cui le telefonate e la posta possano essere smistate. Questo è appunto l’ufficio virtuale, che viene eletto tale da un’azienda o un libero professionista che decide di avvalersi del servizio.
Benefici e vantaggi
Ci sono degli innegabili vantaggi nel servirsi di un ufficio virtuale:
- la possibilità di servirsi di un luogo reale in cui vengano prese le telefonate e la posta di un’azienda o un professionista;
- l’eventualità di fissare in tale luogo la propria sede legale;
- la soluzione per poter gestire la logistica a distanza;
- una situazione in cui si possa garantire sempre una presenza umana a disposizione della clientela.
Gli svantaggi e le alternative
Gli svantaggi
Accanto ai benefici, un ufficio virtuale presenta anche degli svantaggi. Il primo e più importante: doversi fidare di persone esterne per dettagli che sono fondamentali per il proprio impiego, non tanto le telefonate quando la posta cartacea, soprattutto se si tratta di fatture o, peggio ancora, di cartelle esattoriali. In altre parole: cosa accade se chi gestisce l’ufficio virtuale perde qualcosa o ha una svista? Tutti possono sbagliare, in fondo.
A questo si deve aggiungere la distanza. L’ufficio virtuale accorcia le distanze solo apparentemente tra un professionista (o un’azienda) e la sua clientela. Per il cliente, il professionista in smart working resta un’astrazione con cui si deve imparare a comunicare in modo differente.
Le alternative
Un’alternativa consiste nel non servirsi affatto dell’ufficio virtuale e fissare una sede legale che sia effettiva e in presenza per la propria azienda. Ma se si vuole stare in smart working questo non è possibile e inoltre innescherebbe un processo in cui la propria presenza dovrebbe essere garantita per un una quantità fissa di giorni a settimana e per qualche ora al giorno.
C’è però un’alternativa interessante, frutto delle nuove tecnologie e della professionalità ed esperienza umana, ovvero servirsi di un servizio di segretaria virtuale, per fissare gli appuntamenti e smistare telefonate. Non solo: l’assistente che Segretaria.me mette a disposizione dei suoi clienti organizza anche l’agenda del professionista, evitandogli così tantissime perdite di tempo che un’agenda disorganizzata sempre porta con sé. Un vantaggio per il singolo e per l’azienda che in un solo punto può monitorare e coordinare l’attività di team.
