In questi tempi, in cui i social network sono diffusissimi, proliferano i meme e le vignette motivazionali su cosa significhi essere un buon leader in un’impresa o in un determinato settore. E un concetto che spesso fa capolino è: bisogna imparare a delegare.
Certo, in base alla propria predisposizione e alle proprie esperienze, può non essere sempre facile, ma ci si deve sforzare, perché potrebbe essere la chiave del successo, non solo personale, ma per tutta la squadra o addirittura l’intera azienda, se parliamo di una piccola o media impresa.
Perché imparare a delegare è importante
Ci sono diverse ragioni per cui imparare a delegare è importante, e sono:
- mettere a frutto le potenzialità dei propri collaboratori;
- potersi concentrare su ciò che si sa fare meglio e le proprie priorità;
- suddividere il lavoro in modo che sia distribuito tra tutti in maniera equa in termini di tempo e capacità;
- favorire la soddisfazione lavorativa e, sul lungo periodo, anche la crescita professionale degli impiegati.
Le sfide comuni da affrontare
La sfida principale che un capo si ritrova ad affrontare nell’imparare a delegare è lo sforzo di fiducia. Molte persone fanno da sé perché temono che un incarico non sia affrontato al meglio, ma delegare significa anche basarsi su ciò che sappiamo di un collaboratore o una collaboratrice, ovvero cosa sa fare, quanto è meticoloso, cosa possiamo aspettarci.
Un’altra sfida importante consiste nell’essere rispettosi: il collaboratore avrà bisogno di un riscontro sul proprio lavoro e noi dovremo farlo non solo evitando di accaparrarci meriti che non ci appartengono, ma anche, nel caso in cui ci sia qualcosa da limare, provando a farlo insieme, in modo da formulare critiche costruttive che a entrambi potranno essere utili per il futuro. Servirà anche a farci percepire dal collaboratore come autorevoli e non autoritari.
Infine non dobbiamo dare nulla per scontato. Dobbiamo delegare compiti che siano alla portata del collaboratore o della collaboratrice, senza sminuirli assegnando minuzie. Ed è necessario ringraziare sempre: ok, sul lavoro si riceve uno stipendio e quello già è un corrispettivo per ciò che si è svolto, ma un piccolo gesto di gentilezza contribuisce a mantenere un ambiente sano e collaborativo tra tutte le parti in causa.
4 consigli per imparare a delegare
1. Iniziare in maniera “morbida”
Non dovete necessariamente delegare uno dei vostri compiti più importanti, soprattutto all’inizio: mettendo da parte ciò su cui avete responsabilità diretta, potete attribuire incarichi inizialmente poco impegnativi (sia dal punto di vista del tempo che dal punto di vista delle capacità) alle persone che collaborano con voi. Sarà importante perché questo vi aiuterà anche a testare cosa potete e cosa non potete delegare, e soprattutto a chi delegare.
2. Circondarsi di collaboratori fidati
Se da un lato è importante avere fiducia, il primo passo per conquistarla è sicuramente circondarsi di collaboratori o collaboratrici con cui si è già lavorato in passato e per i quali si nutre stima. In questo modo si parte con il piede giusto, senza farsi prendere troppo dall’ansia che l’incarico non venga svolto come si desidera.
3. Controllare il lavoro svolto (ma non troppo)
Controllare gli incarichi attribuiti va bene, ma non dovete stare con il fiato sul collo a collaboratori e collaboratrici. Rischiate di innescare in loro la classica ansia da prestazione e potrebbero fallire. E non sarebbe neppure completamente colpa loro. Nessun collaboratore lavora bene se dall’altra parte c’è chi non mostra fiducia nelle sue capacità o potenzialità.
4. Ingaggiare una segretaria virtuale
Non c’è bisogno di recruiting, ma ci si può affidare a un servizio collaudato e professionale per avere una segretaria virtuale, come il servizio offerto da Segretaria.me. Aderire a questo servizio serve appunto a delegare delle mansioni che una segretaria farebbe di persona, ma in realtà lavora da remoto e si occupa di tutte le mansioni tipiche di una segretaria: gestire l’agenda del proprio capo, rispondere alle telefonate, inoltrare le telefonate, prendere le richieste della clientela (anche non in orario d’ufficio), rispondere alle domande dell’utenza.
