Quando arriva l’estate, per molte persone giunge il momento di mettere un punto e di prendersi una pausa. Certo, per le persone che vivono con la partita IVA, in particolare i piccoli imprenditori, non è facile. Ma il riposo è necessario, e tutto deve essere efficientemente in ordine.
Quindi, come organizzare l’ufficio per godersi le ferie? Di seguito qualche consiglio.
1. Mettere a posto le scadenze
La prima cosa da fare per organizzare l’ufficio e godersi le meritate ferie è fare ordine con le scadenze. Scadenze di ogni tipo: dalle consegne per i clienti alle bollette (nel caso non si siano disposti i pagamenti automatici con prelievi diretti sul conto corrente), fino alle questioni con eventuali fornitori. Non si deve lasciare nulla in sospeso, altrimenti si rischia di rovinare la propria serenità con dettagli pendenti, che possono risultare più o meno gravi e ossessionarci mentre siamo in pieno relax.
2. Programmare il rientro
Mettere ordine nel posto di lavoro significa anche lasciare qualcosa di preparato per il rientro. È bene quindi organizzare le pendenze anche per il primo giorno di rientro dopo le ferie, in modo da riprendere agevolmente il lavoro da dove lo si è lasciato. Questo si traduce in appunti e file che possano fungere da reminder: magari le ferie durano più settimane e si rischia di dimenticare qualcosa (e come vedremo c’è qualcuno che può aiutarci).
3. Organizzare le ferie dei dipendenti
Se l’azienda chiude del tutto nei giorni di ferie la gestione è più chiara, ma per chi ha un’attività? Un negozio, per esempio, che abbassa la saracinesca solo per pochi giorni? In questo frangente, da buon manager è ottimale organizzare le ferie dei dipendenti, naturalmente di comune accordo.
In questo modo non resteranno mai turni scoperti e quindi situazioni potenzialmente problematiche per i vostri affari, soprattutto in un momento in cui potreste essere lontani dal luogo di lavoro o forse addirittura fuori dal Paese e con un fuso orario molto differente.
4. Attivare la risposta automatica nelle mail
Mentre siete in ferie continuerete sicuramente a ricevere delle mail di lavoro. Programmate la vostra app di posta elettronica affinché i mittenti ricevano una risposta automatica che spieghi che non siete operativi al momento.
Al vostro ritorno vi basterà impostare una ricerca sulla vostra casella di posta per distinguere le mail a cui dare risposta da quelle da eliminare. Ottimizzerete sia il tempo sia le energie di cui avete fatto il pieno in vacanza 😊
5. Ricorrere a un aiuto virtuale
Che voi abbiate un’azienda con pochi dipendenti o una con molti dipendenti, quando l’azienda chiude è chiusa per tutti. A meno che non vi avvaliate, per quei giorni, di un aiuto esterno. Per esempio del servizio di segretaria virtuale, che può organizzare per voi il lavoro mentre siete in vacanza, anche in vista della riapertura. Inoltre esistono servizi affini: per esempio potete ingaggiare una centralinista a distanza che prenda appuntamenti e note per voi mentre siete in ferie, e sposti incontri, call e tutti gli eventi fondamentali nel vostro mestiere al momento del vostro rientro in sede. In questo modo non impegnerete i dipendenti che sono in pausa come lo siete voi, ma al tempo stesso non rinuncerete all’efficienza anche da lontano.
