Il tempo è denaro. Chi ha tempo non aspetti tempo. Il tempo scorre incessantemente come l’acqua. Se c’è una cosa che i proverbi ci hanno insegnato è che l’orologio è inesorabile e che una giornata è fatta solo di 24 ore. A volte sembra questa la fonte di tutti i problemi, problemi che si aggravano quando parliamo di incombenze limitate all’orario lavorativo: e allora, come risparmiare tempo sul lavoro?
Come risparmiare tempo al lavoro è infatti uno dei grandi dilemmi del lavoratore e della lavoratrice contemporanei. In un mondo che richiede di essere sempre più efficienti ma al tempo stesso non rinunciare alla propria salute, al proprio work-life balance e alla vita sociale – evitando preoccupazioni che potrebbero minare il proprio animo – l’ottimizzazione del tempo, attraverso la concentrazione e la presenza su incarichi incasellati come tessere di un mosaico, può rivelarsi cruciale.
Di seguito alcuni consigli utili da prendere in considerazione.
1. Tenere un’agenda
Un’agenda, che sia tradizionale e quindi su carta o elettronica magari sullo smartphone, può aiutare a realizzare una scaletta delle scadenze e delle consegne di un determinato incarico. L’agenda va riletta la sera prima dell’inizio di una giornata lavorativa, e poi ancora la mattina successiva: ci aiuterà a stabilire o ricordare le priorità.
2. Non assumere troppi incarichi
Alcune persone hanno un carattere che le porta a rispondere sempre di sì (soprattutto al lavoro) e, si sa, qualche soldino in più fa sempre comodo. Ma è importante capire che non si può fare tutto insieme, e anzi troppi incarichi contemporanei sono una fonte di distrazione, stress e scoramento. Per questa ragione dovete dire sì esclusivamente ai compiti che sapete che potrete svolgere entro una data stabilita. E, come detto, appuntare tutto sull’agenda, perché magari qualche scadenza può essere dimenticata.
3. Eliminare le distrazioni
La concentrazione è ciò che ci fa ottimizzare lo svolgimento di un lavoro, soprattutto entro i tempi previsti. Perdere la concentrazione significa che ci metteremo almeno 20 minuti per rifocalizzarci in maniera corretta sulla scadenza, perché è il tempo che, secondo le neuroscienze, ci impiega il cervello umano a recuperare la concentrazione. Quindi tutte le distrazioni vanno eliminate: togliete o nascondete le app social dal telefono, chiedete ad amici e famigliari di non contattarvi durante l’orario lavorativo a meno che non ci sia un’emergenza, cercate di avere tutto ciò che vi occorre a portata di mano – perché magari alzarvi a cercare un libro, una rivista, uno strumento, un documento che vi serve, vi può far deconcentrare.
4. Ottimizzare lo spazio
Quest’ultimo dettaglio ci porta a un ulteriore punto: ottimizzare lo spazio può essere d’aiuto nell’ottimizzare il tempo. Lo spazio in questione non è solo quello fisico del luogo di lavoro, ma anche solo delimitato dalla scrivania o dal desktop del vostro computer. Tutto deve essere in ordine per ciò che sono le vostre necessità: non lasciate impilare documenti che non vi servono affinché non si accumulino fino al soffitto, tenete la scrivania reale e quella virtuale “pulita” eliminando ciò che non vi occorre, riempite lo spazio di post it con tutto ciò che temete di non ricordare.
5. Ingaggiare un’assistente virtuale
Non si può fare tutto da soli, è importantissimo riuscire a delegare. Ma quando si possiede una piccola o media impresa, magari a carattere individuale, sembra essere impossibile. Viviamo però fortunatamente in un periodo storico in cui la tecnologia ci è d’aiuto in moltissimi ambiti: uno di questi è rappresentato dal servizio di segreteria virtuale, in cui si ingaggia una persona che in telelavoro aiuta a definire gli obiettivi della giornata, della settimana o del mese.
In particolare molte persone potrebbero trovare utile servirsi di una centralinista a distanza, che smisterebbe le telefonate di lavoro, in modo da dare priorità a ciò che non si può procrastinare, oppure mettere in stand by ciò che può rappresentare una distrazione.
