In molti uffici esiste la figura del centralinista o della centralinista. Si tratta di una figura molto importante: non si è solo membri di un ingranaggio, di una metaforica macchina che produce (per esempio servizi, se parliamo di terziario, ma anche merci effettive quando interessa i settori primario e secondario), ma chi fa da centralinista gestisce il primo contatto con l’utenza.
Quindi quella del centralinista per ufficio è una figura molto ricercata, sia nella sua versione “fisica” sia in quella virtuale.
Centralinista per ufficio: mansioni e responsabilità
Cosa fa il o la centralinista per ufficio? Le principali responsabilità sono assimilabili, ma non sovrapponibili, alle mansioni di una segretaria, e sono:
- prendere le telefonate e smistarle ai destinatari;
- offrire una prima accoglienza telefonica all’utenza;
- fornire le informazioni necessarie richieste dall’utenza;
- raccogliere eventuali messaggi dell’utenza.
Va da sé che sono fondamentali per questo mestiere una buona dose di pazienza e gentilezza, oltre che l’apprendimento specifico sulle informazioni che potrebbero rendersi necessarie, come orari, modalità di contatto o altro.
I vantaggi di avere un/una centralinista per il proprio ufficio
Avere un centralinista o una centralinista per ufficio risulta quindi cruciale perché:
- permette a tutti coloro che lavorano per una determinata azienda di concentrarsi sulle proprie mansioni, demandando ad altri gli scopi propri di un centralino;
- consente di risparmiare tempo, il che è un corollario del precedente vantaggio;
- dà un’idea all’esterno di un’azienda ben organizzata e ordinata nel suo organigramma, quindi garanzia di un buon servizio;
- rappresenta un piccolo, primo piacevole contatto con una persona reale in un mondo che diventa sempre più ipertecnologico.
Quindi scegliere di avere un centralino possiede molti vantaggi. Ma non sempre le aziende sono pronte ad assumersi la responsabilità di un nuovo lavoratore o di una nuova lavoratrice, soprattutto se si tratta di aziende piccole o di medie dimensioni (la classica P.M.I.) – situazione che comporterebbe l’introduzione di uno o più elementi esterni alla cerchia fondatrice dell’impresa. E allora come si può fare?
Centralinista a distanza per le imprese: il servizio di Segretaria.me
Una mediazione tra innovazione tecnologia, risparmio per le aziende e possibilità di beneficiare di un centralino consiste nel rivolgersi ai servizio di centralinista a distanza per le imprese di Segretaria.me. Questo servizio, che è personalizzabile in base alle esigenze dell’azienda che lo richiede, dal punto di vista delle mansioni e quindi del costo, permette di avere un centralino sempre attivo, che opera in smartworking, anche negli orari in cui, eventualmente l’impresa è chiusa al pubblico.
Richiedere un servizio di centralinista a distanza (o centralinista virtuale che dir si voglia) permette all’utenza di comunicare con una persona – e quindi non con un messaggio registrato – in tempo reale: il centralinista o la centralinista a distanza smista quindi le telefonate nel caso in cui l’azienda sia aperta, prende i messaggi oppure consiglia di richiamare (o è la stessa figura professionale a richiamare l’utenza quando occorre) quando l’azienda è chiusa, ed eventualmente fissa un appuntamento. Inoltre è disponibile – poiché si lavora su turni e quindi non si tratta sempre della stessa persona – per il servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7: ciò garantisce di non perdersi mai nulla per quando concerne la propria impresa, con grandi ricadute in termini di feedback da parte dei propri clienti.
