mansioni segretaria

Quali sono le mansioni della segretaria perfetta per la tua attività?

Tra i lavori ideali per una carriera interessante, versatile e applicabile a diversi campi del mondo economico, c’è quello della segretaria. Ma quali sono le mansioni di una segretaria? Cosa deve fare chi si trova a svolgere questo mestiere? Quali sono le attività per cui è richiesta destrezza, conoscenza, perizia e organizzazione? Quali le attitudini e le qualità richieste?

Qui di seguito le informazioni importanti da conoscere.

Quali sono le mansioni fondamentali di una segretaria?

Le mansioni di segretaria sono quelle che tradizionalmente chiameremmo di front office. In altre parole, una segretaria rappresenta un tramite tra il cliente e il professionista o l’imprenditore per cui lavora. Questo significa, principalmente, che la segretaria:

  • effettua o riceve delle telefonate per fornire informazioni;
  • gestisce l’agenda del datore di lavoro fissando gli appuntamenti.

Oggi, tuttavia, la segretaria non deve operare necessariamente in presenza, perché esistono le segretarie virtuali che si occupano delle stesse mansioni di una segretaria che effettua front office, e in più può essere disponibile tutti i giorni della settimana negli orari indicati da contratto.

Le mansioni specifiche di una segretaria per medici e terapisti

La riservatezza è il pane delle segretarie per medici e terapisti, con l’aggiunta che per le risposte fornite ai clienti sarebbe ottimale anche avere una grande sensibilità, anche se non è espressamente richiesto in sede d’assunzione.
È fondamentale che i clienti si sentano al sicuro, e una segretaria deve poterlo comunicare su tutti i fronti: medici e terapisti si ritrovano alle prese con questioni che possono spaventare i clienti, e come i professionisti del campo devono essere rassicuranti, lo devono essere anche le loro segretarie.

La segretaria per avvocati, notai e commercialisti

Oltre a gestire l’agenda, rispondere al telefono e a richiamare, è possibile che una segretaria per avvocati, notai e commercialisti debba fornire delle risposte dettagliate a un problema del cliente nella maniera più esaustiva possibile, dopo essersi consultata con il datore di lavoro. Va da sé che per questo tipo di mestiere è anche richiesta una grandissima dose di riservatezza.

I compiti di una segretaria per agenti immobiliari e amministratori

Le segretarie che lavorano per agenti immobiliari e amministratori di condominio devono aggiungere delle doti relative a calma e imperturbabilità.
Per quanto le risposte siano date con perizia e attenzione, i clienti di questi professionisti potrebbero trovarsi alle prese con questioni famigliari, di affari o di vicinato molto spinose: a volte è come camminare sulle uova, ma una segretaria preparata può farcela a bilanciare i rapporti di mediazione tra cliente e professionista nella maniera più super partes e tranquillizzante possibile.

Cosa deve fare una segretaria per artigiani e professionisti?

In generale, che il datore di lavoro sia un artigiano o un libero professionista, le mansioni di una segretaria sono appunto quelle di organizzazione e mediazione. Occorre uno sguardo d’insieme, prendere capillari appunti, avere grande ordine digitale oppure (se si è ancora parzialmente “analogici”) anche sulla carta.

Il segretariato per piccole e medie imprese

Molte piccole e medie imprese non assumono una segretaria. Credono di non averne bisogno, ma in realtà la necessità c’è soprattutto in queste realtà, in cui spesso i dipendenti sono davvero in numero esiguo. Un piccolo imprenditore non può permettersi di trascorrere le giornate al telefono con i clienti trascurando l’attività stessa, ma occorre che deleghi a una professionista di fiducia le mansioni di segretariato.

Per le piccole e medie imprese la soluzione ideale è proprio quella della segretaria virtuale, che permette di avvalersi di questa forza lavoro a un costo più conveniente rispetto a una segretaria che effettua front office. Non solo: con Segretaria.me il piccolo o medio imprenditore in questione potrebbe dedicare una quantità di tempo maggiore allo sviluppo e alla crescita della sua attività.