Ogni azienda possiede un organigramma che, nel tempo, si fa sempre più complicandosi, facendo sì che i ruoli professionali di supporto, come assistente personale o segretaria (fisica o virtuale), si evolvano con il passare del tempo.
Chiaramente le risorse devono essere scelte in maniera corretta: non si tratta solo di competenza ed esperienza, si tratta soprattutto di scegliere il giusto profilo in base alle esigenze aziendali.
Cos’è un assistente personale?
Un assistente personale tradizionale è una figura occupazionale che si occupa di tutte le esigenze del dirigente o del manager assegnato. Si tratta di un ruolo interessante, perché può andare a toccare diversi ambiti di interesse di un’azienda e quindi è richiesta una grande capacità di multitasking per affrontare al meglio i compiti che via via possono essere assegnati quotidianamente, tra cui:
- mantenere la comunicazione interna tra il dirigente assegnato e gli altri dirigenti/impiegati;
- agevolare la comunicazione con altre aziende partner;
- organizzare le priorità tra i diversi obiettivi a breve e lungo termine.
È chiaramente vantaggioso avere un assistente personale in loco. Certo, oggi e soprattutto in post-pandemia il lavoro si è trasformato e si cercano soluzioni liquide per effettuarlo a distanza in smartworking, ma avere la possibilità di stabilire un continuo dialogo tra dirigente e assistente è sicuramente un plus.
Ed è un bene anche per lo stesso assistente, perché, si sa, in smartworking ci si impegna molto di più, dato che non c’è un cartellino da timbrare in entrata e in uscita.
Cos’è una segretaria virtuale?
Una segretaria virtuale è un servizio a pagamento che però solleva la persona interessata dalla sua presenza fisica nell’azienda – tra l’altro con un risparmio notevole.
Una segretaria virtuale tuttavia, a differenza di un assistente da remoto, ha degli orari regolamentati di disponibilità, che sceglie la persona che prenota e usufruisce dei suoi servizi. Tuttavia paradossalmente può fare anche più di un assistente personale, perché non solo si occupa della comunicazione interna ed esterna, ma organizza anche l’agenda e le scadenze che si possono riproporre.
La segretaria da remoto è sicuramente la scelta migliore per le piccole aziende, quelle individuali e i liberi professionisti, che vogliono avere tutto ciò che fa un assistente da remoto e anche di più, ma possono averlo a un costo contenuto.
Principali differenze tra assistente personale e segretaria virtuale
Presenza fisica vs virtuale
Certo, molte persone saranno affezionate alla presenza fisica di un assistente o una segretaria, tuttavia nella nostra società liquida questo ormai non è più un ostacolo. Anzi il luogo di lavoro fisico può rappresentare una fonte di stress per l’assistente: basti pensare il tempo che si spreca per andare o tornare dal luogo di lavoro, tempo che potrebbe essere impiegato più proficuamente e senza lo stress del traffico o dei mezzi pubblici.
Costi e flessibilità
Come detto inoltre, una segretaria virtuale costa meno di un assistente fisico, perché non ha bisogno di una serie di spese quali assicurazione e benefit (per esempio i buoni pasto per la mensa aziendale). E bisogna ricordare che, se occorre, si possono richiedere degli orari flessibili in base alle proprie esigenze.
Tipologia di mansioni
Una segretaria virtuale può svolgere tutte le mansioni dell’assistente personale, abbiamo detto anche questo, ma soprattutto lo può fare evitando tutte le distrazioni tipiche di un luogo di lavoro, che potrebbe essere rumoroso o caotico.
Quando scegliere un assistente personale
L’assistente personale è necessario nei casi in cui occorra a un’azienda o un dirigente una persona fisicamente presente con un supporto personalizzato e continuo. La conoscenza profonda dell’azienda o dei partner è qualcosa che a distanza è molto difficile da ottenere: ogni persona è differente e per questo bisogna comunicare con ognuno in modo diverso, ma come farlo lo si può comprendere solo attraverso una conoscenza profonda.
Inoltre alcuni manager o imprenditori preferiscono avere una relazione diretta con il proprio assistente, perché è questo il modo in cui costruiscono un rapporto fiduciario.
Quando optare per una segretaria virtuale?
Il mondo in cui viviamo è sempre più tecnologico e digitale: va da sé dunque che una segretaria virtuale riesce a rispondere a tutte quelle istanze che sono richieste in questo tipo di situazione. Per una serie di ragioni tra cui:
- una produttività maggiore legata all’ottimizzazione del tempo, la riduzione dello stress e delle distrazioni;
- la possibilità di optare per servizi modellati sulle proprie esigenze aziendali, anche se si è una piccola impresa o un libero professionista.
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