Ultimo aggiornamento: ottobre 2026
Nel 2026 una segretaria assunta a tempo pieno costa a un’azienda o a uno studio tra 31.000 e 35.000 euro l’anno, a seconda del contratto collettivo applicato. Con un part time di 20 ore settimanali la cifra scende tra 15.500 e 17.500 euro.
Lo stipendio lordo è solo la voce più visibile. Contributi INPS, assicurazione INAIL e TFR aggiungono circa il 37% alla retribuzione, e a questo vanno sommati i costi che non compaiono in busta paga: postazione, telefono, sostituzioni durante ferie e malattie.
Di seguito trovi il calcolo completo per i due contratti più usati, il CCNL Terziario Commercio e il CCNL Studi professionali, con gli scenari full time e part time. Nella seconda parte confrontiamo questi numeri con il costo di una segretaria virtuale, spiegando con onestà quando conviene assumere e quando no.
Le voci che compongono il costo di una segretaria
Il costo aziendale di una segretaria dipendente è la somma di cinque voci. Le prime quattro si calcolano con precisione, la quinta dipende dall’organizzazione dello studio.
- Retribuzione lorda annua. È il minimo tabellare del contratto moltiplicato per 14 mensilità, perché sia il CCNL Commercio sia il CCNL Studi professionali prevedono tredicesima e quattordicesima. Il livello tipico per una segretaria con mansioni d’ordine (telefono, agenda, posta, archivio) è il IV. Con mansioni di concetto, come la gestione di pratiche o la contabilità, l’inquadramento sale.
- Contributi INPS a carico del datore. L’aliquota pensionistica complessiva per i dipendenti è del 33%, divisa tra lavoratore e azienda (INPS). Sommando le contribuzioni minori, la quota aziendale per un piccolo datore del terziario si aggira intorno al 29%: è il valore che usiamo nei calcoli.
- Premio INAIL. Per un lavoro d’ufficio il rischio è basso e il premio pesa pochi euro ogni mille di retribuzione. Nei calcoli ipotizziamo lo 0,5%.
- TFR. Ogni anno l’azienda accantona una quota pari alla retribuzione annua divisa per 13,5, che verrà liquidata alla fine del rapporto.
- Costi indiretti. Postazione, computer, licenze software, linea telefonica, formazione, enti bilaterali e assistenza sanitaria integrativa previsti dai contratti. Sono costi reali che variano molto da caso a caso, per questo li lasciamo fuori dalle tabelle: i totali che seguono vanno letti come un minimo, non un massimo.
E l’IRAP? L’articolo che pubblicammo nel 2022 la includeva, ma oggi pesa quasi sempre zero. Il costo dei dipendenti a tempo indeterminato è integralmente deducibile dalla base imponibile IRAP, e dal 2022 i professionisti e gli imprenditori individuali persone fisiche non pagano più l’imposta (Ipsoa).
Resta rilevante solo per i contratti a termine nelle società.
Quanto costa una segretaria: full time e part time a confronto
Una segretaria part time a 20 ore costa all’azienda tra 15.469 e 17.430 euro l’anno, una full time tra 30.938 e 34.860 euro. La tabella riporta il calcolo per entrambi i contratti, al IV livello e senza scatti di anzianità.
| Contratto e orario | Retribuzione lorda annua | INPS azienda (29%) | INAIL (0,5%) | TFR | Costo annuo totale | Costo medio mensile |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Commercio, full time 40 ore | 25.463 € | 7.384 € | 127 € | 1.886 € | 34.860 € | 2.905 € |
| Commercio, part time 30 ore | 19.097 € | 5.538 € | 95 € | 1.415 € | 26.145 € | 2.179 € |
| Commercio, part time 20 ore | 12.731 € | 3.692 € | 64 € | 943 € | 17.430 € | 1.453 € |
| Studi professionali, full time 40 ore | 22.598 € | 6.553 € | 113 € | 1.674 € | 30.938 € | 2.578 € |
| Studi professionali, part time 30 ore | 16.948 € | 4.915 € | 85 € | 1.255 € | 23.203 € | 1.934 € |
| Studi professionali, part time 20 ore | 11.299 € | 3.277 € | 56 € | 837 € | 15.469 € | 1.289 € |
Come sono costruiti i numeri:
- CCNL Terziario Commercio (Confcommercio): minimo del IV livello in vigore dal 1° novembre 2026, pari a 1.816,68 euro, più 2,07 euro di terzo elemento (tabelle Lexplain). In alcune province il terzo elemento è più alto, per esempio 11,36 euro a Milano. A febbraio 2027 è previsto un ulteriore aumento di 40 euro.
- CCNL Studi professionali (Confprofessioni): minimo del livello 4 in vigore dal 1° dicembre 2026, pari a 1.614,12 euro (tabelle Lexplain). È il contratto più diffuso negli studi legali, notarili, medici, odontoiatrici e dei commercialisti.
- Il part time è calcolato in proporzione alle ore: 75% per 30 ore, 50% per 20 ore.
- Le aliquote INPS e INAIL sono stime per un piccolo datore di lavoro. Il valore esatto dipende dal settore, dalla dimensione aziendale e da eventuali agevolazioni, e va verificato con il proprio consulente del lavoro.
Il costo orario reale di una segretaria
La paga oraria contrattuale di una segretaria al IV livello è di circa 10,81 euro lordi nel Commercio e 9,49 euro negli Studi professionali. Per l’azienda però il costo di un’ora effettivamente lavorata è quasi il doppio: tra 17,50 e 20 euro.
La differenza nasce da due fattori. Il primo sono i contributi e il TFR visti sopra. Il secondo è che una parte delle ore pagate non viene lavorata: tra quattro settimane di ferie, festività e permessi, un full time lavora circa 1.750 ore l’anno. Dividendo il costo annuo per queste ore si ottiene circa 19,90 euro l’ora nel Commercio e 17,60 euro negli Studi professionali.
Ci sono poi costi che non compaiono in nessuna tabella:
- Le ore scoperte. Durante ferie, malattie e pause pranzo il telefono resta senza risposta, a meno di organizzare una sostituzione che costa altro tempo o altro denaro.
- Le ore pagate e non necessarie. Se le chiamate si concentrano al mattino, le ore pomeridiane si pagano comunque. Un contratto copre un orario fisso, non il carico reale.
- La ricerca e la formazione. Selezionare una persona, inserirla e formarla richiede settimane, e il processo riparte da zero se il rapporto si interrompe.
Quanto pesano le ore scoperte dipende dal tipo di attività. Per uno studio che vive di appuntamenti, una chiamata persa è spesso un cliente che chiama il concorrente: ne abbiamo parlato nell’articolo su quante chiamate perde uno studio senza presidio telefonico.
Esistono agevolazioni per assumere una segretaria?
Sì, ma dipendono dal profilo della persona assunta, non dal ruolo. Gli sgravi contributivi riguardano soprattutto assunzioni stabili di categorie specifiche, e nel 2026 sono cambiati più volte tra legge di Bilancio, decreto Milleproroghe e decreto Lavoro.
In sintesi, a ottobre 2026 restano attivi:
- l’esonero strutturale per l’assunzione a tempo indeterminato di giovani under 30 mai assunti stabilmente;
- il bonus donne svantaggiate, con un esonero fino a 650 euro al mese per 24 mesi sulle assunzioni effettuate entro il 31 dicembre 2026;
- l’esonero per l’assunzione di madri con almeno tre figli, introdotto dalla legge di Bilancio 2026;
- l’apprendistato, che per i giovani prevede contributi ridotti e una retribuzione iniziale più bassa.
Il bonus under 35 e il bonus ZES Mezzogiorno, invece, si sono chiusi con le assunzioni effettuate entro il 30 aprile 2026. Prima di assumere conviene verificare requisiti e finestre sul portale INPS o con il proprio consulente, perché gli incentivi abbassano il costo per uno o due anni ma non cambiano la struttura della spesa.
Quando conviene assumere e quando no
Una segretaria in sede conviene quando il lavoro di segreteria è continuo e vario; quando il bisogno principale è rispondere al telefono e gestire l’agenda, quasi sempre esiste un’opzione più economica.
Una persona assunta resta la scelta giusta se:
- lo studio riceve clienti di persona e serve qualcuno all’accoglienza;
- oltre al telefono ci sono archivio, posta, fatturazione, pratiche da istruire;
- le chiamate occupano ore intere ogni giorno, non pochi minuti distribuiti nella giornata;
- il ruolo richiede conoscenza approfondita dei clienti e dei loro fascicoli.
L’assunzione invece rischia di essere sovradimensionata se:
- il telefono squilla a ondate e per il resto del tempo la segretaria ha poco da fare;
- servono risposte anche nelle pause pranzo, la sera fino alle 19 o nel fine settimana;
- lo studio è piccolo e non può permettersi un costo fisso di 15.000 euro l’anno per un part time;
- il bisogno è temporaneo o stagionale, per esempio durante le ferie dello staff.
Molte realtà scelgono una via intermedia: tengono la segretaria in sede e affidano a un servizio esterno solo i picchi e le ore scoperte. Abbiamo confrontato pro e contro delle due formule nell’articolo su segretaria in outsourcing o interna.
Quanto costa una segretaria virtuale?
Con Segretaria.me una segretaria virtuale costa da 75 a 500 euro al mese più IVA, senza costi di attivazione e con disdetta libera. Si paga il tempo effettivo di gestione delle chiamate, non le ore di presenza.
| Pacchetto | Canone mensile (IVA esclusa) | Tariffa | Minuti inclusi al mese | Agende |
|---|---|---|---|---|
| Open | 75 € | 0,79 €/min | fino a 95 | 2 |
| Full | 150 € | 0,59 €/min | fino a 254 | 5 |
| Executive | 500 € | 0,54 €/min | fino a 925 | 10 |
Tutti i pacchetti includono un numero di rete fissa dedicato (se desideri invece un numero verde, rivolgiti a Numeroverde.it), il pannello di gestione e l’app, con il team di segretarie operativo 7 giorni su 7 dalle 9 alle 19. La segretaria risponde con il nome dello studio, fissa gli appuntamenti in agenda, inoltra le chiamate urgenti e invia un riepilogo via email e notifica.
Il confronto con il part time
Per confrontare le due soluzioni conta un solo dato: quanti minuti al giorno il telefono occupa davvero. Ecco tre scenari tipici, calcolati su 22 giorni lavorativi al mese.
| Tempo al telefono | Minuti al mese | Pacchetto | Costo annuo (IVA esclusa) | Part time 20 ore assunto |
|---|---|---|---|---|
| circa 4 minuti al giorno | circa 90 | Open | 900 € | 15.469-17.430 € |
| circa 10 minuti al giorno | circa 220 | Full | 1.800 € | 15.469-17.430 € |
| circa 40 minuti al giorno | circa 880 | Executive | 6.000 € | 15.469-17.430 € |
Per la maggior parte degli studi professionali e delle piccole imprese il risparmio va dal 60% a oltre il 90%, con una copertura di 70 ore settimanali contro le 20 del part time. Il quadro cambia quando il telefono occupa più di un’ora e mezza o due al giorno: lì una persona assunta torna competitiva, soprattutto se può occuparsi anche di altro.
Due precisazioni per un confronto corretto. I prezzi sono IVA esclusa: per chi svolge attività esenti, come gran parte delle prestazioni sanitarie, l’IVA al 22% diventa un costo e va aggiunta. La segretaria virtuale, poi, gestisce telefono e agenda ma non sostituisce chi accoglie i clienti in studio o tiene l’archivio.
Cosa dicono gli studi e le aziende che hanno scelto la segretaria virtuale
Il vantaggio citato più spesso dai clienti non è il risparmio, ma il fatto di non perdere più chiamate negli orari scoperti.
“Avere una persona che negli orari di chiusura prende appuntamenti e risponde alle chiamate al posto nostro è stato un enorme salto di qualità: abbiamo incrementato i fatturati del 15% e ora siamo sicuri di non perdere più nemmeno un contatto.” Eternal Parquet
“Abbiamo azzerato i tempi di attesa dei clienti. Siamo immediatamente raggiungibili e non perdiamo alcun contatto, visto che il servizio ci invia tempestivamente una mail di riepilogo delle telefonate ricevute.” Litfin
Prova la segretaria virtuale prima di decidere
Se il tuo studio sta valutando un’assunzione, il modo più semplice per capire quanto lavoro telefonico hai davvero è misurarlo. Con Segretaria.me puoi partire dal pacchetto più piccolo, vedere nel pannello quanti minuti consumi ogni mese e cambiare pacchetto in qualsiasi momento.
Scegli il pacchetto e attiva Segretaria.me
I calcoli sono stime a scopo informativo e non sostituiscono la consulenza di un consulente del lavoro.
