Organizzare l’agenda degli appuntamenti è fondamentale in ogni ambito della vita. Sicuramente dal punto di vista lavorativo aiuta a non dimenticare nulla, ma è utile anche sul fronte della socialità. Viviamo vite frenetiche e sia i mestieri tradizionali che lo smartworking hanno inasprito inevitabilmente quanto l’occupazione che svolgiamo abbia assunto un ruolo nelle nostre vite.
Una giornata è fatta da 24 ore e quindi abbiamo un tempo limitato per mangiare, dormire, occuparci dell’igiene personale e della casa, ma anche lavorare e vivere. E dobbiamo sfruttare questo tempo limitato al meglio, e senza stressarci troppo.
L’importanza dell’organizzazione degli appuntamenti
L’importanza nell’organizzazione della propria azienda risiede in primis in questo: il tempo limitato, senza organizzazione, potrebbe costringerci a fare più cose contemporaneamente e male. È facile perdere la concentrazione se ci si divide tra più fronti e soprattutto è sbagliato farlo: organizzare significa anche dividere la propria vita in compartimenti stagni, e ognuno di essi ne rappresenta un aspetto cui va destinata una porzione della giornata.
In generale, se non organizziamo gli appuntamenti:
- rischiamo di mancare alle scadenze;
- è possibile che perdiamo la concentrazione più facilmente, perdendo ulteriori minuti preziosi per riorganizzarci in fretta e male;
- potremmo finire per sacrificare le ore da trascorrere con la famiglia e con gli amici;
- rischiamo di impigrirci rispetto alle sfide che ci attendono quotidianamente.
5 consigli per organizzare l’agenda appuntamenti in modo efficace
Usare la carta e il digitale
Il primo passo per organizzare l’agenda degli appuntamenti è scegliere un’agenda vera e propria. C’è chi si trova bene con una tradizionale agenda di carta (o magari un bullet planner, che possiede un sistema di obiettivi e colori che può agevolare anche solo l’organizzazione mentale), oppure chi opta per un’agenda digitale. Il nostro consiglio è di ricorrere a entrambe, attraverso delle programmazioni integrate che dettino i tempi della giornata in base ai propri impegni.
Selezionare le priorità
Il secondo passo è naturalmente selezionare le priorità. Si può operare una selezione di tipo temporale. Facciamo un esempio: se oggi abbiamo diversi compiti cui approcciarci, possiamo partire da quello che ha la scadenza più vicina. La selezione può avvenire anche per importanza: se un appuntamento è potenzialmente più proficuo, deve saltare subito al primo posto dei propri impegni.
Suddividere i compiti
Molto importante è anche suddividere i compiti da svolgere in modo da essere più efficienti in base alle fasce orarie del giorno. Molte persone sono più attive e concentrate tra le 10 e le 13, ma c’è anche chi invece riesce a dare il meglio di sé di prima mattina, nel pomeriggio o a sera. Se il vostro impiego lo consente, dovete calibrare quindi gli appuntamenti in base ai vostri ritmi quotidiani, evitando gli orari in cui non siete ancora completamente svegli oppure siete troppo stanchi per applicarvi in un’occupazione eccessivamente onerosa per mente e corpo.
Non dimenticare il tempo libero
Tra gli appuntamenti quotidiani da segnare in agenda non si può dimenticare di dedicare delle ore al tempo libero. Che può essere impegnato nello sport o in un hobby intellettuale (libri, cinema, arte per esempio), può essere impegnato in un’uscita con gli amici, o del tempo di qualità da trascorrere in famiglia. Quale che sia la tipologia di tempo libero che vi sta più a cuore, non va tralasciato: tutti abbiamo bisogno di staccare e dedicarci a noi stessi.
Scegliere una persona di fiducia o un servizio
L’ultimo consiglio è forse il più importante: imparare a delegare. Non i propri compiti, quelli che da contratto dobbiamo svolgere in prima persona, ma l’organizzazione stessa dell’agenda. Questo si può ottenere reclutando una persona oppure optando per un servizio di segretaria virtuale. Quest’ultimo può essere l’ideale per i liberi professionisti, in particolare quelli che lavorano in studio o in smartworking.
La segretaria virtuale vi permetterà di incasellare perfettamente tutti gli impegni della vostra agenda, invierà promemoria, risponderà alle telefonate. E questo vi consentirà di non perdervi mai più nulla: scadenze, tempo, concentrazione e naturalmente la possibilità di dedicarvi anche ad altro che non sia sempre e solo lavoro.
